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Règlements généraux

(adoptés en assemblée générale, le 30 mai 2013)

 TABLE DES MATIÈRES 

 

SECTION 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1      Nom et incorporation

1.2      Siège social

1.3      Objets de la corporation

1.4      Définitions

 

SECTION 2 - LES MEMBRES

2.1       Catégories

2.2       Membre régulier

2.3       Membre associé

2.4       Procédure d’adhésion

2.5       Retrait

2.4       Suspension et radiation

 

SECTION 3 - ADMINISTRATION

3.1       Assemblée générale

            3.1.1       Assemblée annuelle

            3.1.2       Assemblée extraordinaire

            3.1.3       Avis de convocation

            3.1.4       Président et secrétaire d’assemblée

            3.1.5       Quorum

            3.1.6       Vote

            3.1.7       Procédure d’élection

 

3.2       Le conseil d’administration

            3.2.1      Composition

            3.2.2      Durée du mandat

            3.2.3      Rôle du conseil d’administration

            3.2.4      Fréquence des réunions

            3.2.5      Avis de convocation

            3.2.6      Absence d’avis de convocation

            3.2.7      Quorum

            3.2.8      Vote

            3.2.9      Démission ou retrait d'un administrateur

            3.2.10     Vacance

            3.2.11     Confidentialité

            3.2.12     Procès-verbaux

            3.2.13     Rémunération

            3.2.14     Déclaration d’intérêt

 

3.3       Les officiers

            3.3.1       Le président

            3.3.2       Le vice-président

            3.3.3       Le secrétaire

            3.3.4       Le trésorier


SECTION 4 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES

4.1       Exercice financier

4.2       Tenue de livres

4.3       Effets bancaires

4.4       Vérification des livres.

4.5       Contrats

4.6       Subventions

 

SECTION 5 - AUTRES DISPOSITIONS

5.1       Liquidation, dissolution de la corporation

5.2       Modification aux règlements généraux

5.3       Conservation des documents corporatifs

 

Note : Le genre masculin inclut le féminin.

 

SECTION 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1     Nom et incorporation

La dénomination juridique de la corporation est connue et désignée sous le nom de « Table régionale de concertation des aînés de Laval ».

La présente corporation a été incorporée en vertu de la partie III de la Loi des compagnies et enregistrée le 25 août 2000, en la Province de Québec, sous le matricule 1149537350.

1.2     Siège social

Le siège social de la corporation est établi dans le district judiciaire de Laval, dans la Province de Québec, à tel endroit, en ladite ville que le conseil d’administration pourra déterminer.

1.3    Objets de la corporation

À des fins purement sociales et sans intention de gain pécuniaire pour ses membres, les objectifs de la corporation sont de :

a)  Regrouper les associations de personnes aînées de la région de Laval

b)  Animer le milieu des aînés afin de les aider à jouer leur rôle de citoyens à part entière dans le développement de leur région

c)  Créer un point de référence pour tous les ministères et organismes dans le cas de consultations menées dans la région

d)  Représenter les membres auprès des différentes instances gouvernementales et autres

e)  Contribuer à l’amélioration des conditions de vie des personnes aînées.

1.4    Définitions

Corporation : Table régionale de concertation des aînés de Laval

Représentant : personne désignée par le conseil d’admi­nis­tration d’un l’orga­nisme membre pour le représenter à la TRCAL

Administrateur : personne élue au conseil d’admi­nis­tra­tion de la Table régionale de concertation des aînés de Laval par les représentants de nos membres, lors de l’assemblée générale annuelle

Membres : voir 2.2 et 2.3.

 

SECTION 2 - LES MEMBRES

2.1    Catégories

La corporation est formée de deux catégories de membres, soit les membres réguliers et les membres associés.

2.2    Membre régulier

Est membre régulier de la corporation : un organisme à but non lucratif (OBNL) offrant des activités et/ou des services à la population aînée de Laval, qui se conforme aux procédures d’adhésion de la corporation et est reconnu par Ville de Laval. L’organisme doit nommer par résolution de son conseil d’admi­nis­tration un représentant aux instances de la TRCAL. Celui-ci peut participer aux activités de la TRCAL et assister aux assemblées des membres. Il a droit de vote lors de ces assemblées et peut être élu à titre d’administrateur.

2.3  Membre associé

Est membre associé de la corporation un organisme et/ou une entreprise à but lucratif qui offre des activités et/ou des services à la population aînée de Laval et qui se conforme aux procédures d’adhésion de la corporation.  L’organisme délègue un de ses membres pour le représenter aux instances de la TRCAL.  Il joue un rôle d’informateur et de conseiller.  Ce dernier peut participer aux activités de la TRCAL et prendre part aux assemblées des membres.  Il n’a pas droit de vote lors de ces assemblées et n’est pas éligible à titre d’administrateur.  De plus, il doit s’identifier comme membre associé sur tout document faisant référence à la TRCAL.

2.4  Procédure d’adhésion

Afin d’adhérer à la corporation, chaque membre doit :

  • Correspondre aux conditions définissant les membres
  • Produire une demande d’adhésion à la corporation incluant un extrait du procès verbal du conseil d’administration autorisant la demande. Le membre régulier doit mandater un délégué pour le représenter et agir en son nom lors de toute assemblée générale
  • Acquitter la cotisation annuelle exigée.

 

L’adhésion entre en vigueur immédiatement après l’adoption d’une résolution du conseil d’administration de la TRCAL à cet effet.

 2.5       Retrait

Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps, en signifiant son retrait au secrétaire de la corporation. Le retrait entre en vigueurdès la date de réception de l’avis.

2.6       Suspension et radiation

Le conseil d’administration peut, par résolution, radier tout membre qui omet de verser la cotisation à laquelle il est tenu.

Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse de se conformer aux dispositions des présents règlements ou dont le comportement sera jugé néfaste aux objectifs et à la mission de la corporation.

 

SECTION 3 - ADMINISTRATION

3.1    Assemblée générale

3.1.1     Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres de la corporation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année.  Cette date doit être située dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de la corporation.

L’assemblée annuelle est tenue au siège social de la corporation ou à tout autre endroit (dans la province de Québec) fixé par le conseil d’administration.

L’ordre du jour de l’assemblée annuelle comprend :

  • La ratification du procès verbal de la dernière assemblée annuelle
  • La présentation du rapport annuel
  • La ratification du plan d’action
  • La présentation du bilan et des états financiers
  • La ratification des prévisions budgétaires annuelles de la corporation
  • La nomination du vérificateur des comptes de la corporation
  • La ratification de toute modification aux règlements généraux de la corporation
  • L’élection des administrateurs
  • La modification de la cotisation annuelle des membres.

Les membres prennent aussi connaissance de toute autre affaire dont l’assemblée peut être saisie et en disposent à leur guise, le cas échéant.

3.1.2     Assemblée extraordinaire

Les assemblées extraordinaires des membres sont tenues à l’endroit choisi par le conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées.

Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de la corporation. Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins dix pour cent (10%) des membres réguliers.  Cela doit être fait dans les dix (10) jours suivant la réception d’une telle demande écrite, laquelle doit spécifier le but et les objets d’une telle assemblée extraordinaire.  À défaut de la convocation par le conseil d’administration d’une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

3.1.3    Avis de convocation

Chaque année, quatre-vingt dix (90) jours après la fin de l’exercice financier, tous les membres de la corporation sont convoqués à une assemblée générale. La convocation se fait par le président qui, avec le conseil d’administration, décide des modalités de la date, de l’heure et du lieu, ainsi que du contenu. La convocation doit être envoyée au moins dix (10) jours ouvrables avant l’assemblée. Elle doit être faite par avis public ou par tout autre moyen que le conseil d’administration juge opportun d’utiliser.

3.1.4     Président et secrétaire d’assemblée

Le président de la corporation ou, à son défaut, le vice-président, ou toute autre personne qui peut être de temps à autre nommée à cet effet par le conseil d’administration, préside aux assemblées des membres. Le secrétaire de la corporation, ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration, agit comme secrétaire des assemblées des membres.

3.1.5     Quorum

Les membres présents constituent le quorum pour toutes les assemblées.

3.1.6      Vote

Le vote est demandé sur toutes questions jugées nécessaires. Les positions sont adoptées à la majorité des voix. En cas d’égalité, le président exerce un vote prépondérant. Dans le cas d’un vote relatif aux règlements généraux de la corporation, la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents est requise.

3.1.7      Procédure d’élection

L’assemblée nomme un président, un secrétaire d’élection et (2) scrutateurs.

Mise en candidature

Pour qu’une candidature soit valide, le formulaire de mise en candidature établi par la corporation doit être dûment complété et accompagné d’une résolution du conseil d’administration de l’organisme membre. Ces documents doivent être reçus dix (10) jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. La liste des candidats doit être affichée à l’entrée de la salle, lors de cette assemblée.

Un seul délégué par organisme peut être élu au conseil d’administration.

Élection

a)    S’il y a plus de candidats que de postes à combler, le président d’élection procède à un vote secret

b)    Les candidats qui obtiennent le plus de voix sont déclarés élus. Si un poste d’administrateur n’a pu être comblé lors de cette élection, le poste vacant sera comblé ultérieurement par les membres du conseil d’administration

c)    Le nombre de votes obtenus en faveur des candidats lors du scrutin n’est pas révélé et les bulletins sont détruits.

3.2    Le conseil d’administration

3.2.1      Composition

Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration  composé de neuf (9) membres en règle de la corporation. Un maximum de trois (3) personnes salariées de 50 ans et plus peuvent siéger au conseil d’administration mais ne peuvent occuper les fonctions de président et de vice-président. Les membres du conseil d’administration choisissent entre eux les officiers, soit : un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

3.2.2     Durée du mandat

Tous les administrateurs sont élus pour deux (2) ans. Cinq admi­nis­trateurs sont élus les années paires et quatre administrateurs les années impaires. En cas de démission ou de vacance, le conseil d’administration voit au remplacement de l’admi­nistrateur (pour terminer le mandat en cours). Les administrateurs sont réadmissibles pour au plus trois (3) mandats consécutifs. Advenant le cas où un administrateur termine le mandat d’une autre personne, ce mandat n’est pas comptabilisé.  Celui-ci peut donc se représenter pour trois (3) mandats complets.

 3.2.3    Rôle du conseil d’administration

 Le conseil d’administration :

  • Administre la corporation afin de l’aider à atteindre ses buts et objectifs, et s’assure de la réalisation des mandats donnés par l’assemblée générale
  • Assure une gestion appropriée de toutes les affaires de la corporation en conformité avec la Loi et les règlements de la corporation
  • Propose la cotisation annuelle des membres devant être adoptée par l’assemblée générale annuelle
  • Forme les comités de travail nécessaires à la bonne marche de la corporation, en prévoit le rôle et les moyens d’actions
  • Détermine les conditions d’embauche et de travail de ses employés
  • Établit un code d’éthique pour ses administrateurs.

3.2.4      Fréquence des réunions

Le conseil d’administration se réunit au besoin, mais généralement une (1) fois par mois.

3.2.5     Avis de convocation

Le secrétaire, sur demande du président, convoque les réunions du conseil et expédie au moins cinq (5) jours ouvrables avant la réunion, une convocation en bonne et due forme et un projet d’ordre du jour.

L’avis de convocation doit indiquer le lieu, le jour et l’heure de l’assemblée.

L’avis de convocation peut être transmis par courrier, courriel, téléphone, télécopieur ou de toute autre façon choisie par le secrétaire, afin de rejoindre les administrateurs dans les meilleurs délais.

Une assemblée extraordinaire peut être convoquée suite à un avis de 24 heures et seuls les sujets mentionnés dans cet avis sont traités.

3.2.6     Absence d’avis de convocation

Une réunion du conseil d’administration peut être tenue sans avis, si tous les administrateurs sont présents ou s’ils renoncent personnellement par écrit à l’avis de convocation.

3.2.7     Quorum

Le quorum du conseil d’administration est de 50% plus un (1) du total des membres composant le conseil d’administration.

3.2.8     Vote

Les propositions sont adoptées à la majorité des voix. En cas d’égalité, le président exerce un vote prépondérant.

3.2.9     Démission ou retrait d’un administrateur

La démission d’un administrateur doit se faire par écrit et être transmise au président ou au secrétaire. Toutefois, un administrateur est considéré avoir démissionné après trois (3) absences consécutives non motivées aux rencontres du conseil d’administration.

3.2.10   Vacance

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé, pour le reste du mandat non expiré, par résolution du conseil d’administration. En l’absence de telle décision par le conseil, celui-ci peut validement continuer à agir, pourvu que le quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacance ou désistement, un administrateur, ou, à défaut, un membre actif, peut exceptionnellement procéder à la convocation d’une assemblée extraordinaire pour procéder aux élections.

3.2.11   Confidentialité

Les résolutions du conseil d’administration sont publiques, mais les délibérations sont confidentielles. Tous les administrateurs et employés présents, sont tenus de respecter la confidentialité relativement aux délibérations du conseil d’administration et identifiées comme telles et signent une entente à cet effet.

3.2.12   Procès-verbaux

Les procès-verbaux n’étant pas de caractère public, seuls les administrateurs de la corporation et les personnes jouant un rôle dans l’administration de l’organisme peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration.

3.2.13   Rémunération

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services comme tels. 

3.2.14   Déclaration d'intérêt

Tout administrateur qui, de quelle que façon que ce soit, est intéressé directement ou indirectement dans un contrat liant la corporation, que ce contrat soit en vigueur ou seulement projeté, est tenu de faire connaître son intérêt au conseil d’administration de la corporation le plus rapidement possible. L’administrateur ne participe pas au vote relatif à une telle transaction.

3.3       Les officiers

3.3.1    Le président

Le président est l’officier exécutif en chef de la corporation. Il préside les réunions du conseil d’administration et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge. De même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront, de temps à autre, lui être attribué par le conseil d’administration.

3.3.2    Le vice-président

Il remplace le président en son absence et l’assiste dans l’exécution de ses fonctions. En cas d’absence prolongée ou de démission du président, il assume les fonctions de la présidence jusqu’à la nomination d’un nouveau président élu par le conseil d’administration.

3.3.3    Le secrétaire

Il assiste à toutes les assemblées des membres et aux réunions du conseil d’administration et il rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

3.3.4    Le trésorier

Il assure au nom du conseil d’administration la bonne administration des fonds et biens de la corporation. Il a accès aux livres des comptes. Il prépare les rapports financiers périodiques et les prévisions budgétaires annuelles. 

 

SECTION  4 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES

4.1       Exercice financier

L’exercice financier de la corporation débute le premier (1er) avril et se termine le trente-et-un (31) mars suivant.

4.2       Tenue de livres

Le conseil d’administration fait tenir par le trésorier ou sous son contrôle les livres de comptabilité, dans lesquels sont inscrits tous les fonds et déboursés, toutes les dettes ou obligations, ainsi que toutes autres transactions financières. Ces livres sont gardés au siège social et sont ouverts en tout temps à l’examen des administrateurs.

4.3       Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires sont signés par les personnes qui sont désignées à cette fin par le conseil d’administration. Les signataires sont désignés par le conseil d’administration, mais deux (2) signatures suffisent pour les rendre valides.

4.4       Vérification des livres

Les livres et les états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année par une firme externe, aussitôt que possible, après la fin de l’exercice financier et assez tôt pour qu’ils soient approuvés lors de l’assemblée générale annuelle.

4.5       Cotisation annuelle des membres

Les membres, en plus de satisfaire aux conditions d’adhésion, doivent verser une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale.

4.6       Contrats

Les contrats ou autres documents d’ordre financier doivent être approuvés par le conseil d’administration et signés par les personnes mandatées à cet effet.

4.7       Subventions

La corporation est autorisée à présenter des demandes de subventions. Les sommes d’argent, ainsi acquises, doivent être affectées aux fins pour lesquelles elles ont été allouées. 

 

SECTION 5 - AUTRES DISPOSITIONS

5.1       Liquidation de la corporation

Advenant le cas de dissolution ou de liquidation de la corporation, les biens et l’actif de la corporation, après le paiement de ses dettes et obligations, seront distribués à un organisme à but non lucratif exerçant une activité analogue, désigné par le conseil d’administration.

5.2       Modification aux règlements généraux

Les présents règlements de la corporation peuvent être modifiés, remplacés ou abrogés par le conseil d’administration. Toutefois, telle modification, amendement ou abrogation, ne reste valide et en vigueur que s’il est adopté à une assemblée générale extraordinaire, dûment convoquée à cette fin ou à l’assemblée générale annuelle de la corporation. Les membres doivent avoir reçu un avis de convocation faisant état de toute modification, amendement, remplacement ou abrogation.

5.3       Conservation des documents corporatifs

Tous les documents relatifs à la gestion de la corporation (les registres, livres des procès verbaux, livres de comptabilité, sceau et archives) sont gardés au siège social de la corporation. Ces documents peuvent être consultés sur place par les administrateurs.

 

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